Komputer Masyarakat 1

DAPATKAH KITA MEMPERSIAPKAN PERUBAHAN?

            Fleksibilitas kebenaran adalah suatu kualitas, yakni kemampuan menghadapi perubahan yang fundamental dalam metoda dan pendekatan yang kerja bersama dengan perubahan nilai-nilai.

            Selama bertahun-tahun, pekerjaan teknologi informasi telah ditetapkan dan dibatasi. Kemajuan-kemajuan di bidang teknologi seperti bahasa Generasi ke-4 dan remote job entry, telah meringankan yang diciptakan oleh kalangan beban keahlian dalam satu bidang sembari menciptakan berbagai bentuk tuntutan baru pada bidang-bidang lainnya.

            Perubahan-perubahan peraturan dan perdaganagan telah mempengaruhi sistem-sistem yang diperlukan oleh para pemimpin dunia usaha yang tercermin dengan jelas pada para keahlian-keahlian yang diperlukan oleh para orang-orang yang membidangi teknologi informasi. Bagi orang yang pernah terlibat intens di dalamkegiatan pengadaan orang-orang yang menguasai bidang teknologi informasi akan sangat menyadari betapa kakunya sikap mereka terhadap keahlian tersebut dan betapa konservatifnya pendekatan mereka terhadap pengadaan keterampilan itu.

            Mengapa muncul berbagai masalah sehubungan dengan perubahan pekerjaan dan perananpara manajer dibidang teknologi informasi, spesialis dan end-user? Alasannya adalah:

-          Banyak di antara pekerjaan dan peranan baru yang tidak dipahami, tetapi para manajer menganggapnya sangat canggih dan menentukan bahwa semua pekerjaan dan peranan baru tersebut memerlukan pengalaman yang tepat dan luas.

-          Keahlian manajemen yang lebih luas tidak dikembangkan secara lebih dini di dalam karir para profesional teknologi informasi;

-          Kebutuhan akan keahlian tidak ditentukan secara realistik terdapat bukti bahwa banyak organisasi yang merekrut tenaga melalui kriteria yang sangat akademis dan teknis;

-          Kecilnya perhatian yang diberikan pada kualitas motivasi dan kepribadian kemampuan menyesuaikan diri, keahlian sosial yang mengakibatkan turunnya fleksibilitas di dalam memanfaatkan lingkungan sistem-sistem end-user;

-          Unsur-unsur perubahan tidak selalu disadari adalah mudah mengidentifikasikan suatu perubahan di bidang bahasa pemrograman atau lingkungan perangkat keras, tetapi mengidentifikasikan perubahan yang bersifat halus dan berlangsung secara perlahan-lahan serta sangat mendasar. Mendasar bukanlah suatu pekerjaan yang mudah;

-          Organisasi begitu dalam mengatasi masalah kelangkaan keahlian yang akhirnya menyebabkan harus dilakukannya kampanye rekrutmen yang berlarut-larut, mahal, melelahkan dan kadang-kadang tidak menghasilkan apapun;

-          Fungsi-fungsi teknologi informasi menciptakan budaya yang dipertahankan secara mandiri dan berhati-hati, yang akhirnya menimbulkan kekakuan dan ketidakpekaan terhadap perubahan;

Begitu banyak manajer yang dihantui oleh berbagai jenis konfrontasi kuno dan situasi yang menekan ketimbang pada kerjasama dan kepercayaan yang menampilkan keadaan masa depan yang didasarkan pada telecommuting.

Latar Belakang

            Perubahan adalah kondisi yang kita alami dalam setiap aspek kehidupan kita. Suka atau tidak,perubahan cenderung berlangsung setiap menoleh. Mempertahankan eksistensi mengandung memasuki proses perubahan. Seperti dikatakan oleh Tom Peters :

Untuk dapat mengatasi suasana kompetitif yang berubah cepat, kita harus belajar mencintai perubahan dengan cara yang sama ketika kita membencinya dulu …. Setiap variabel telah tersedia, dan kita menghadapi (sebetulnya tidak menghadapi) tantangan itu dengan mesin-mesin, sistem-sistem, dan orang-orang yang berada di garis depan yang tidak fleksibel --- dan, yang terburuk dari semua itu, para manajer yang tidak fleksibel yang masih merindukan era masa lalu di mana mereka menganggap bahwa perluasan rumah-rumah sakit dan kebun-kebun baru adalah rangkaian tugas penting yang harus dilaksanakan;

           

            Sekarang, mencintai perubahan, bahkan kekacauan, adalah syarat bagi kejayaan dan keberhasilan.

            Dalam era teknologi informasi, dapat mengalami perubahan menjadi cepat. Para spesialis teknik dan para pengguna diharapkan untuk terus menghasilkan dan memanfaatkan perangkat keras baru dan perangkat lunak yang canggih dan handal. Jangka waktu pembangunan dan pemanfaatan proyek-proyek teknologi informasi menjadi semakin pendek. Sistem informasi sekarang harus dikembangkan sehingga dapat segera menyesuaikan diri dengan perubahan mendadak dan penarikan investasi oleh perusahaan-perusahaan multinasional atau bahkan merger perusahaan yang bersifat total.

            Para pakar teknologi informasi dan spesialis tekniknya kadang-kadang disebut ‘agen perubahan’, tetapi banyak di antara mereka yang mengakui secara terbuka, bahwa perubahan itu baik bagi semua pengguna tetapi tidak begitu cocok bagi fungsi teknologi infromasi itu sendiri. sikap ini tampaknya sangat dipengaruhi oleh investasi pengembangan keahlian teknis yang berlangsung selama bertahun-tahun sembari mengimplementasikan sistem-sistem informasi monolik yang didasarkan pada rangkaian komputer mainframe. Sikap yang sama berkembang juga di antara beberapa end-user yang telah menghabiskan waktu yang sangat panjang dalam mengembangkan sistem mereka sendiri pada komputer personal, dengan atau tanpa bantuan para aparat Pusat Informasi. Para manajer yang telah berusaha meyakinkan para staf sekretariat uantuk beralih dari sistem pengolah kata yang memang sangat populer kepada sistem lainnya, atau untuk menimplementasikan pembakuan kebijakan perusahaan pada paket-paket spreadsheet khusus, akan menyadari situasi ini. Judul dari bab ini dapat memberi kesan bahwa implementasi teknologi informasi ini dapat merupakan pengalaman yang dapat direncanakan dan sangat menyenangkan.kita menyadari bahwa kenyataan tidaklah demikian, dan seperti yang dikatakan oleh Dr. Johnson, ‘Perubahan tidak dibuat tanpa kesulitan, sekalipun perubahan dari hal-hal yang buruk menuju hal-hal yang lebih baik’.

            Ketika mempersiapkan buku ini, kami juga mencoba mengulas sikap-sikap terhadap perubahan,khususnya di dalam lingkungan teknologi informasi.temuan kita membuktikan bahwa banyak manajer teknologi informasi,spesialis, dan end-user masih perlu memberikan pemikiran yang lebih serius terhadap apa yang dipahami dan dimaksudkan dengan istilah ‘keberhasilan’ dan ‘kegagalan’. Sayangnya, perubahan selalu dikaitkan dengan keberhasilan atau kegagaglan. Jelas bahwa semua perubahan menghandung risiko, dan tidak seorangpun yang dapat mengetahui secara pasti bagaimana segala sesuatu itu akan terjadi.sidang pembaca yang memiliki latar belakang ilmu-ilmu eksakta akan menyadari bahwa kemajuan-kemajuan ilmu-ilmu justru terjadi melalui petualangan uji-coba,dan bahwa banyak di antara kegiatan-kegiatan ini yang berakhir pada lorong-lorong gelap. Tetapi, seperti telah ditegaskan pada bab sebelumnya, manajemen senior sering berusaha menciptakan lingkungan komersial di mana sumberdaya manusia merasakan bahwa mereka harus selalu benar dan ini dapat[at menyebabkan munculnya strategi setengah resmi untuk menolak perubahan.

            Selama revolusi industri, konsep pertanggungjawaban yang terbatas telah sangat berperan dalam menentukan keberhasilannya, dan ini mungkin sejalan dengan hal yang terjadi di dalam revolusi teknologi informasi.tantangan-tantangan perubahan bagi personil teknologi informasi (manajer, spesialis, dan end-user) jelas mengandung risiko,tetapi bagaimana membatasi pengaruh dari risiko itu tanpa harus berusaha mengawetkan atau bahakan memperkuat Status quo?.

            Dalam rangka menjamin keberhasilan penerapan teknologi,para manajer yang bertanggung jawab dalam perumusan strategi eknologi informasi diharapkan sudah harus memiliki pemahaman yang kokoh tentang kemungkinan terjadinya tindakan-tindakan yang sangat sulit dan tak dapat disetujui. Para manajer sumberdaya manusia perlu memperhitungkan kebutuhan peningkatan keahlian baru (dipersiapkan melalui pelatihan kembali dan/atau rekrutmen eksternal),menguji implikasinya atas pensiun yang dipercepat atau kelebihan tenaga kerja dan mengembangkan rencana-rencana pelatihan untuk memasyarakatkan strategi teknologi informasi kepada semua tingkatan dari organisasi itu.

            Di Inggris,telah dilakukan analisa prediktif tentang jumlah generasi mudah yang siap memasuki lapangan kerja sejak pertengahan hingga akhir dekade 1990-an. Ini telah menimbulkan keprihatinan. Sejumlah perusahaan sedang menghadapi kesulitan dalam merekrut staf yang memiliki keahlian yang diperlukan, dan situasi ini akan semakin meluas kecuali jika para majikan memberikan tanggapan yang positif terhadap perubahan-perubahan ini. Meningkatnya kebutuhan tenaga kerja muda pada sejumlah industri telah menyebabkan terserapnya para mahasiswa ke dalam lapangan kerja, yang pada gilirannya akan menyebabkan berkurangnya tenaga kerja yang memiliki kualifikasi profesional pada tahun-tahun mendatang. 

Dari Mana Dorongan Perubahan Itu Berasal?

            Mungkinkah dorongan-dorongan bagi perubahan itu berasal dari suatu kelompok perencana pusat? Perencana formal perusahaan mulai dikenal oleh berbagai perusahaan berskala besar sejak akhir 1960-an/1970-an. Sejak saat itu,fungsi ini telah melampaui berbagai tahapan :

-          Pada mulanya ia hanya merupakan komite perencanaan yang bersifat part-timer yang bertanggung jawab pada manajemen eksekutif senior. Tetapi beban pekerjaan sehari-hari telah menyita wakti sebagian besar anggota komite itu, sehingga kegiatan-kegiatan perencanaan jangka menengah dan panjang cenderung tidak efektif;

-          Pada tahap kedua,ia dipimpin oleh seorang direktur yang bekerja penuh untuk memimpin tugas itu,dan dibantu oleh individu-individu yang berasal dari manajemen lini untuk mengerjakan proyek-proyek khusus;

-          Tahap selanjutnya menunjuk staf pendukung yang ditempatkan pada suatu pas secara permanen di dalam unit perencanaan perusahaan.

Direktur yang memimpin unit itu harus berada pada luar pemikiran manajemen yang memungkinkannya melakukan dialog secara terus-menerus dengan para manajer yang melaksanakan bidang-bidang pekerjaan tertentu. Buku-buku standar tentang perencanaan menunjukkan bahwa spesialis perencanaan perusahaan itu berkisar antara orang-orang yang bersikap pasif sebagai konselor atau koordinator,sampai dengan orang-orang yang bersikap dinamis, penuh kekuatan sebagai seorang inisiator atau enterprenur yang berhubungan dengan substansi dan pelaksanaan rencana.

Tetapi mungkinkah prakarsa dan dorongan menuju perubahan itu dapat diserahkan pada fungsi perencanaan perusahaan? Tanggung jawab atas strategi bidang teknologi informasi dan kebijakan sumber daya manusia sering diserahkan kepada para praktisi spesialis, kadang-kadang dengan sengaja,kadang-kadang karena kelalaian. Bagaimana dengan manajer lini dan staf mereka --- apakah mereka hanya diharapkan untuk berjalan dan berhenti pada tempat pemberhentian resmi’ sesuai dengan jadwal perencanan teknologi informasi dan manajemen sumberdaya manusia? Jawaban atas pertanyaan ini tergantung pada apakah organisasi itu dilihat sebagai struktur hierarki yang sangat terdisiplin ataukahsuatu komunitas terhadap mana setiap orang merasa terikat. Kita percaya bahwa fungsi lini, seperti halnya dengan sistem end-user, harus masuk sepenuhnya pada proses pembuatan keputusan tentang perubahan. Perencanaan perubahan perlu dipandang sebagai bagian integral dari tanggung jawab manajemen lini.bila manajemen lini merasa terpanggil untuk melaksanakan perubahan,kemungkinan-kemungkinan berhasil akan meningkat secara tajam.

Andrew Leigh mengutip contoh bahwa, ketika John Welch menjabat sebagai pimpinan General Electricdi USA,hal pertama yang dilakukannya adalah membongkar divisi perencanaan strategi perusahaan. Welch melihat kembali keadaan dua puluh tahun sebelumnya dan menemukan bahwa masing-masing sukses besar yang diraih oleh General Electric justru berawal dari luar sistem perencanaan strategis itu. Penelitian yang intensif yang didukung oleh proses-proses perencanaan yang canggih tidak selalu merupakan obat mujarab.

Dorongan menuju perubahan berasal interaksi bebas antar pandangan dan ide. Organisasi yang memberikan ruang gerak bagi kreativitas akan menemukan bahwa tanggapan prositif terhadap perubahan berjalan seiring dengan kurangnya perhatian terhadap kedudukan dan status. Perencanaan yang fleksibel akan didorong dan kemungkinan bahwa setiap orang akan merasa terdorong ke arah tujuan-tujuan perubahan akan dikembangluaskan. Perubahan-perubahan yang berhasil adalah tergantung pada saluran komunikasi yang memadai yang tidak hanya membuka kemungkinan bagi perubahan itu, tetapi juga kemungkinan bahwa ide-ide yang baik yang dilahirkan dalam hal apapun di dalam organisasi itu dijamin akan menjangkau orang yang dapat menggunakannya secara baik. 

Persepsi Peran

            Performance kerja di dalam lingkungan teknologi informasi akan dipengaruhi oleh persepsi masing-masing orang terhadap peran. Sejauh mana masing-masing melaksanakan pekerjaan darui mereka. Seorang analis/pemogram senior mungkin berkeyakinan bahwa tugasnya adalah melatih para anggota yunior timnya. Tetapi jika atasannya menganggap bahwa analis tersebut harus lebih memusatkan perhatiannya pada upaya uantuk terus menggerakkan pelaksana proyek sesuai dengan jadwal yangtelah disetujui, maka ia dapat dipandang sebagai pelaksana yang kurang baik. Performance yang tampaknya tidak baik itu, terjadi akibat adanya kesalah-pahaman atas peran analis/pemrogram senior yang diharapkan darinya.

            Tetapi apakah kita menciptakan proses penyusunan strategi teknologi informasi itu menjadi lebih kompleks dari yang diharapkan dengan cara mengenalkan persyaratan tembahan untuk memahami dan menanggapi masalah-masalah peran yang berubah, seperti ambiguitas, konflik, diferensiasi, harapan dan persepsi? Kearifan yang diperoleh menunjukkan bahwa simplifikasi menybabkan sesuatu yang tidak dapat dikelola menjadi komponen-komponen yang lebih kecil yang dapat dipahami akan memperbesar kemungkinan untuk meraih sukses. Karenanya, kita sangat menganjurkan agar masalah teknologi informasi dan manajemen sumberdaya manusia di analisa melalui skema.

            Namun demikian, kita menyadari bahwa penyederhanaan yang berlebihan atas masalah-masalah manusia dapat menyebabkan kita mengabaikan beberapa isu yang lebih kompleks – masalahnya bukan karena kurangnya keahlian teknologi informasi, tetapi karena  adanya kebutuhan untuk memahami peran.

            Tony Gunton memberi komentar terhadap lingkungan sistem end-user sebagai berikut :

            Biaya dan fungsi peralatan terus mengalami peningkatan, yakni tingkatan di mana asimilasi dan pemperoleh keuntungan perusahaan dari teknologi informasi tidaklagi ditentukan terutama oleh tersedia atau tidaknya peralatan dan perangkat lunak yang relevan.kemampuan end-user untuk menguasai teknologi baru itu menjadi faktor kunci yang sangat penting. Dengan kata lain, dari sudut pandangan para manajer yang bertanggung jawab atas perorganisasian usaha sistem informasi,keahlian menghadapi orang-orang adalah lebih penting dibanding dengan keahlian menghadapi teknologi.

Dari Materi diatas cobalah masing-masing mahasiswa STMIK Swadharma membuat presentasi tentang salah satu kegunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi bagi kehidupan masyarakat dari salah satu bidang pekerjaan yang saudara ketahui, dan dipresentasikan saat Evaluasi Tengah Semester , selamat membuat dan sukses